Villkor för kliniker

QALMA är en plattform för kliniker med bokning, journal, meddelanden (e-post, SMS, säkra meddelanden och video), uppgifter, betalningar, ett publikt API med webhooks och en sandlåda, samt AI-funktioner (assistent och diktering). Vilka delar Kliniken använder beror på dess uppsättning. Xebra tillhandahåller, driver och utvecklar plattformen; Kliniken ansvarar för sin egen vård och verksamhet.

• Kliniken utser minst en administratör, som styr tjänster, personal, inställningar, API-nycklar, mallar och betalningar.
• Kliniken ansvarar för vilka i personalen som får åtkomst och för att åtkomsten speglar deras roll. Personal och administratörer legitimerar sig med BankID, och att öppna en journal kräver stark autentisering.
• Kliniken ansvarar för att dess uppgifter om tjänster, priser, behandlare och tider är riktiga, och för de egna villkor Kliniken visar sina patienter.

Transaktionsavgift

Xebra tar en avgift på varje betalning som går genom QALMA (både förskottsbetalningar och betallänkar). Avgiftens storlek avtalas med varje klinik och visas under Betalningar i QALMA. Den dras automatiskt som en application fee till Xebra vid betalningen.

SMS

SMS ingår inte i transaktionsavgiften utan debiteras Kliniken separat via Xebras administrationsportal, till 0,75 kr per SMS-del om upp till 160 tecken (exklusive moms).

Abonnemang

QALMA är ett månadsabonnemang. Kliniken betalar en avgift per månad enligt avtal. Utöver abonnemanget tillkommer transaktionsavgiften och SMS-avgiften; inga andra avgifter tas ut utan att de har avtalats.

Priser anges exklusive moms där inget annat sägs; moms tillkommer enligt lag. Kliniken betalar Xebra genom Xebras administrationsportal, inte genom QALMA.

• Betalningar hanteras genom Stripe. QALMA är Stripe Connect-plattform och Kliniken får ett eget anslutet Standard-konto hos Stripe, med en egen fullständig Stripe-inloggning. Kliniken ansluts via Stripes egna formulär från klinikinställningarna.
• Betalningar görs som direkta debiteringar på Klinikens eget Stripe-konto. Kliniken är säljare (merchant of record): Klinikens namn står på kvitton och på patientens kontoutdrag, enligt inställningarna på Klinikens eget Stripe-konto.
• Stripes transaktionsavgift för varje betalning bärs av Kliniken och dras från betalningen.
• Utbetalningar sköts av Stripe direkt till Klinikens eget bankkonto från det anslutna kontot. Xebra hanterar aldrig själva pengarna och är inte betalningsmottagare.
• Betalningen är ett avtal mellan patienten och Kliniken. Xebra tillhandahåller den tekniska betalningsfunktionen men är inte part i betalningen mellan patient och klinik.
• Kliniken ansvarar för att följa Stripes villkor för sitt anslutna konto, inklusive den information Stripe kräver för att verifiera kontot, och för rätt pris och moms till patient.

• Betalningar som tas emot hos Kliniken, inklusive betallänkar, görs i Klinikens namn och på Klinikens ansvar.
• En avgift vid utebliven tid debiteras i Klinikens namn, mot de villkor patienten godkänt vid bokningen och till det belopp som då angavs. Kliniken ansvarar för att en sådan avgift är tillåten och tydligt kommunicerad till patienten innan den tas ut.

• Kliniken gör återbetalningar från betalningssidan i QALMA eller direkt i Klinikens egen Stripe-instrumentpanel. En återbetalning som görs i Stripe hämtas via webhook och visas i QALMA.
• Xebras transaktionsavgift behålls vid en återbetalning. Det återbetalda beloppet, inklusive den del som motsvarar Xebras avgift, bärs av Kliniken och dras från Klinikens saldo. Xebra återför alltså inte sin avgift vid en återbetalning, oavsett om återbetalningen görs i QALMA eller direkt i Stripe.
• Stripes egen transaktionsavgift återförs inte vid en återbetalning utan är alltid Klinikens kostnad.
• Avbokar en patient en förskottsbetald tid inom Klinikens avbokningstid återbetalas beloppet automatiskt. Avbokar Kliniken själv en betald tid återbetalas hela beloppet, oavsett avbokningstid.

Vid en invändning eller ett återkrav (dispute/chargeback) är Kliniken säljare och bär det omtvistade beloppet och Stripes avgift för invändningen. Xebra är inte part i betalningen och bär ingen sådan kostnad, och inte heller någon förlustrisk eller ett eventuellt negativt saldo på Klinikens Stripe-konto.

• Kliniken ansvarar för vården och för att följa tillämplig lag, bland annat patientdatalagen och kraven på legitimerad vårdpersonal och på hantering av patientjournaler.
• Kliniken är personuppgiftsansvarig för sina patienters personuppgifter i QALMA (bokningar, journal, meddelanden, betalningar). Xebra är personuppgiftsbiträde för den behandlingen. Kliniken ska ingå personuppgiftsbiträdesavtalet och ge sina patienter den information och de rättigheter som dataskyddsförordningen (GDPR) kräver.
• Kliniken ansvarar för sin egen marknadsföring till patienter. Massutskick med marknadsföring får bara gå till patienter som samtyckt till det hos Kliniken, och varje utskick ska gå att avregistrera sig från.
• Kliniken ansvarar för innehållet i de meddelandemallar och meddelanden som den själv utformar och skickar till patienter, inklusive för att inte lägga in hälsoinformation i e-post eller SMS.
• Kliniken får inte använda plattformen för något olagligt, inte försöka kringgå behörigheter eller klinikseparation, och inte belasta API:et utöver gällande gränser.

För support kan Xebras utvecklare agera som Kliniken eller som en användare. All sådan åtkomst loggas med Xebras utvecklare som aktör och visas för klinikadministratörer som ”Xebra support”. Varje journalläsning loggas. Åtkomsten sker som ett led i Xebras behandling för Klinikens räkning och regleras av personuppgiftsbiträdesavtalet.

• Xebra strävar efter hög tillgänglighet (best effort) men lämnar inget skriftligt servicenivåavtal (SLA). Planerat underhåll aviseras i förväg när det är möjligt.
• Xebra kan utveckla och ändra plattformen. Väsentliga ändringar av de här villkoren och av avgifterna aviseras minst 60 dagar i förväg, och Kliniken kan avsluta abonnemanget innan en ändring träder i kraft.

• Xebra ansvarar för att plattformen fungerar som avtalat, men ansvarar inte för Klinikens vård, beslut, priser eller villkor mot patient, och inte för betalningarnas utfall.
• Xebra ansvarar inte för indirekta skador (till exempel utebliven bokning eller utebliven intäkt), utom vid grov vårdslöshet eller uppsåt. Xebras ansvar för direkta skador är begränsat till de avgifter Kliniken betalat till Xebra under de senaste tolv månaderna.

Avtalet är ett löpande månadsabonnemang. Det löper månad för månad och upphör när abonnemanget avslutas: Kliniken säger upp abonnemanget, den innevarande betalda månaden löper ut, och därefter upphör avtalet utan ytterligare uppsägningstid.

När abonnemanget upphör övergår Klinikens konto till ett skrivskyddat arkivläge: Kliniken behåller inloggning för att läsa och exportera sina data (bland annat journaler som PDF), men inget nytt kan bokas eller skrivas. Export är alltid tillgänglig. Uppgifterna bevaras så länge lag kräver – journaler enligt patientdatalagen (minst 10 år efter den senaste anteckningen), bokföringsunderlag enligt bokföringslagen (7 år) och åtkomstloggar så länge de krävs. Xebra raderar eller återlämnar uppgifterna först när den lagstadgade lagringstiden löpt ut, eller tidigare på Klinikens skriftliga instruktion efter att Kliniken tagit över uppgifterna på annat håll. Kliniken förblir personuppgiftsansvarig för de arkiverade uppgifterna.

Svensk lag gäller för de här villkoren. Tvister prövas av svensk domstol, med Stockholms tingsrätt som första instans.

Xebra Development AB (org.nr 559595-1129), Kratsbodavägen 44D, 168 79 Bromma. E-post: info@xebra.dev.